Google Workspace for Education bukan hal baru bagi Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW). Melihat kesempatan untuk mendapatkan manfaat yang lebih besar, UKSW memutuskan untuk upgrade ke Google Workspace for Education Plus. Apa saja, ya? Yuk, simak artikel ini.
Tantangan
Seluruh anggota civitas akademika Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) telah akrab dengan Google Workspace for Education, yang digunakan sejak tahun 2012. Direktur Direktorat Infrastruktur dan Digitalisasi UKSW Dr. Johan Jimmy Carter Tambotoh, S.E., M.T.I., menyatakan bahwa seluruh layanan di UKSW telah menggunakan ekosistem Google, dan menggunakan Gmail untuk Single Sign-On (SSO). Pandemi COVID-19 menambah intensitas penggunaan teknologi Google tersebut, hampir seluruh kelas perkuliahan menggunakan Google Meet dan Google Classroom, dan penggunaan kapasitas penyimpanan pun meningkat, karena seluruh anggota ekosistem UKSW memanfaatkannya untuk menyimpan file dan dokumen.
Kebijakan baru Google yang membatasi kapasitas penyimpanan menjadi tantangan, karena UKSW telah menggunakannya melebihi batas yang ditetapkan, yaitu 100TB. Per Agustus 2022, UKSW telah menggunakan penyimpanan Google sekitar 900TB.
Solusi
Lepas dari tantangan yang dihadapi, UKSW melalui Direktur Direktorat Infrastruktur dan Digitalisasi, Dr. Johan Jimmy Carter Tambotoh, S.E., M.T.I., menyatakan bahwa keputusan untuk upgrade ke Google Workspace for Education Plus ini didasari atas manfaat yang telah diperoleh selama ini, dan kesempatan untuk mendapatkan manfaat yang lebih baik untuk menghadapi tren digitalisasi.
UKSW berkomitmen melakukan digitalisasi total untuk seluruh aktivitasnya, baik proses belajar mengajar maupun manajemen. Untuk itu, UKSW ingin menggunakan teknologi Google yang komprehensif, demi pengelolaan yang lebih rapi dan manajemen biaya yang lebih baik.
“Kami melihat dari adanya kesempatan untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dari yang selama ini telah kami dapatkan dengan menggunakan teknologi Google. Kami ingin sebagian besar layanan dalam kampus UKSW berbasis Google Workspace, agar manajemennya lebih rapi. Yang paling penting adalah kami tidak perlu bangun server sendiri, dan dengan fitur-fitur yang tersedia, secara infrastruktur kami tidak lagi harus melakukan investasi yang besar,” terang Johan.
Kesempatan dan Manfaat Plus dari Google Workspace for Education Plus
Seperti pernyataan Johan, Google Workspace for Education Plus tidak hanya menawarkan solusi cepat atas kebutuhan kapasitas penyimpanan UKSW, yang memang telah melebihi batas. Banyak fitur-fitur lain yang disempurnakan dalam edisi lanjutan ini, yang akan memperkuat digitalisasi pembelajaran dalam lingkungan UKSW. Dalam Google Drive terdapat tambahan fitur canggih seperti Cloud Search, Document Approval, Smart Chips, dan Meet di Docs, Sheets, dan Slides.
Google Meet, dengan Education Plus, menjadi lebih interaktif. Kapasitasnya sampai dengan 500 peserta, terdapat fitur rekaman, live streaming ke YouTube, peredam suara, polling, tanya-jawab, laporan kehadiran, breakout room, dan lain-lain.
Pembelajaran jadi lebih kreatif dan personal di Google Classroom dalam Education Plus dengan fitur tambahan seperti cek plagiasi tanpa batas dengan laporan keaslian, Classroom Add-Ons, Practice Sets, dan Meet on Classroom.
Kemitraan dengan REFO
UKSW menunjuk REFO untuk menyediakan lisensi Education Plus, dan sebagai Google for Education dengan spesialisasi pendidikan, REFO tidak sekedar menawarkan layanan penyediaan lisensi, tetapi juga memberikan konsultasi, pendampingan, dan pelatihan sesuai dengan kebutuhan masing-masing institusi.
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Infrastruktur dan Perencanaan Priyo Hari Adi, S.E., M.Si., Ph.D., Ak., menyatakan, “Sesuai dengan kebijakan kami dalam hal pengadaan, memang mekanismenya harus melalui Lelang Terbatas, yang terbuka bagi pihak-pihak penyedia layanan yang dibutuhkan, karena kami ingin semuanya terbuka. Dan berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian, kami memutuskan REFO untuk menjadi mitra dalam hal penyediaan lisensi dan layanan Google Workspace for Education Plus.”
“Ada satu hal yang kami lihat, di mana REFO bukan sekedar menawarkan produk dan lisensi. Namun REFO berorientasi pada dunia pendidikan, juga memberikan rangkaian pendampingan dan pelatihan untuk seluruh civitas akademika UKSW agar dapat mengoptimalkan manfaat teknologi Google,” tambah Dr. Johan Jimmy Carter Tambotoh, S.E., M.T.I
Pelatihan dari REFO dan “UKSW Goes Beyond”
REFO merancang sebuah program khusus, yang disebut sebagai “UKSW Goes Beyond”, sebuah program di mana UKSW telah melakukan upgrade lisensi Google Workspace for Education ke edisi lanjutan, yaitu Google Workspace for Education Plus, disertai rangkaian program pelatihan yang memperlengkapi seluruh anggota civitas akademika dalam upaya memperkuat digital pembelajaran yang paripurna di UKSW menggunakan Google Workspace for Education Plus.
Pelatihan-pelatihan dilaksanakan secara luring dan daring, dan ditujukan untuk para pemimpin UKSW, dosen, Admin IT, dan mahasiswa. Pelatihan luring untuk mahasiswa dan pemimpin diadakan di Kampus UKSW, Jl. Diponegoro, Salatiga, Jawa Tengah.
Pelatihan untuk mahasiswa, yang dilakukan secara luring pada hari Sabtu, 11 Maret 2023 silam, dihadiri oleh mahasiswa dari berbagai fakultas dan program studi. Dan sebagai universitas yang membanggakan kampusnya sebagai Indonesia Mini, mahasiswa UKSW memang datang dari berbagai daerah, dari ujung barat hingga ujung timur Indonesia.
REFO berkesempatan berbincang dengan tiga mahasiswa, yaitu Erika Enjellina Hia dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Komunikasi yang berasal dari Pulau Nias, Gede Timothy Lewis Keizi Amiano dari Fakultas Teknologi Informasi yang berasal dari Kalimantan Tengah, dan Alfrida Aprilia Helena Awatu dari Fakultas Bahasa dan Seni yang berasal dari Jayapura. Mereka menyatakan bahwa pelatihan dari REFO sangat bermanfaat, karena jadi menemukan banyak fitur yang sebelumnya tak diketahui. Para coaches juga menjelaskan semuanya dengan gamblang dan dalam cara yang tidak membosankan.
Sedangkan untuk fitur yang menurut mereka sangat wow adalah Google Meet dan AppSheet. Dengan fitur-fitur Google Meet dalam Education Plus, pembelajaran jadi lebih interaktif, komunikatif, dan kolaboratif. AppSheet juga sangat memudahkan, mereka jadi bisa membuat aplikasi-aplikasi sederhana dengan fitur menarik, yang dapat digunakan dalam pembelajaran sehari-hari.
Ketiga mahasiswa tersebut juga secara senada menyatakan bahwa mereka siap untuk untuk menjadi ambasador di fakultas masing-masing. Mereka juga siap menularkan ilmu mereka di daerah asal, sehingga masyarakat Indonesia jadi lebih melek teknologi.
Selanjutnya, pelatihan untuk para pemimpin dilaksanakan pada hari Senin, 13 Maret 2023, juga di Kampus UKSW. REFO pun berkesempatan berbincang dengan tiga orang pemimpin tentang Google Workspace for Education Plus dan program “UKSW Goes Beyond”.
Agastya Rama Listya, dari Program Studi Seni Musik, mengatakan, “Fitur yang paling menarik adalah AppSheet. Namun tidak hanya AppSheet, saya akan menerapkan semua fitur dalam pembelajaran, jadi bisa membantu mahasiswa agar belajar lebih efektif. Pembelajaran model lama sudah tidak menarik, pembelajaran interaktif yang saat ini menjadi kecenderungan.” Agastya menambahkan bahwa UKSW ingin memberikan pendidikan yang berdampak, dalam artian membawa perubahan dan bersifat transformatif bagi mahasiswa. Dan dengan menggunakan teknologi bisa mengubah cara pandang dan pemahaman mahasiswa, sehingga bisa belajar lebih cepat dan jelas. Ia juga berpesan agar kita semua merangkul teknologi, dan tidak menghindarinya.
Daniel Wahyu Nugroho, dari Direktorat Kealumnian dan Karir, menyampaikan, “Direktorat kami bertugas untuk memberikan informasi seputar dunia kerja pada mahasiswa dan alumni. Ada beberapa fitur menarik yang bisa digunakan dalam menjalankan tugas direktorat. Misalnya, Google Meet, yang ternyata terintegrasi dengan YouTube, ini memudahkan untuk sharing informasi kepada alumni dan juga para pencari kerja di luar sana. Lalu AppSheet, bisa digunakan untuk tracer study di mana kami bisa membuat aplikasi secara cepat dengan tampilan yang lebih baik dari tracer study yang sudah kami jalankan, sehingga para alumni dimudahkan dalam mengisi kuesioner-kuesioner yang kami kirimkan. Juga dengan Education Plus ini, kami ingin supaya alumni dan mahasiswa UKSW memiliki pandangan yang luas dan bisa menggunakan teknologi Google untuk memperlengkapi diri menghadapi dunia kerja. Dengan program UKSW Goes Beyond ini, UKSW melesat!”
Tintin Kurniawati, dari Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, yang juga mengemban tugas sebagai Direktur Perpustakaan, menyampaikan, “Google Classroom itu ternyata fiturnya sangat banyak yang bisa kami manfaatkan, baik dalam proses belajar mengajar maupun keperpustakaan, ini luar biasa. Di Direktorat Perpustakaan, kami sering sekali mendapatkan permintaan untuk menyelenggarakan pelatihan word processor, jadi ke depannya kami akan melakukan pelatihan-pelatihan untuk menggunakan Google Docs secara optimal. Sedangkan untuk perkuliahan, banyak sekali fitur yang bisa dieksplorasi, sehingga nanti pembelajaran dan penyampaian materi akan jadi lebih menarik, interaktif, dan kolaboratif. Jadi Education Plus ini harus dimanfaatkan semaksimal mungkin, kalau maksimal pasti luar biasa. Dan itu juga akan menjadi pengalaman baik bagi mahasiswa, mereka akan punya ketertarikan lebih akan perkembangan teknologi, sehingga nantinya Indonesia tidak kalah dengan negara lain. Pokoknya, teknologi harus maju. Dengan UKSW Goes Beyond ini, UKSW, go!”
UKSW Siap Perkuat Digitalisasi Pembelajaran
Penggunaan Google Workspace for Education Plus merupakan upaya UKSW memperkuat digitalisasi dalam ekosistem kampus. Teknologi Google ini akan mempermudah kolaborasi antaranggota civitas akademika, meningkatkan efektivitas proses belajar mengajar, dan menjaga lingkungan pembelajaran tetap aman.
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Infrastruktur dan Perencanaan Priyo Hari Adi, S.E., M.Si., Ph.D., Ak., dalam sambutannya sebelum pelatihan untuk para pemimpin dimulai, menyampaikan, “Selama ini mungkin kita hanya mengenal Google Classroom dan Google Meet, tetapi sebenarnya Google Workspace for Education Plus ini memiliki banyak sekali fitur yang bisa kita manfaatkan dalam proses pendidikan dan pembelajaran. Ini sangat penting dalam era digital sekarang ini, dan kita harus mampu bertransformasi dalam mengejar perkembangan teknologi yang sangat cepat. Kalau kita tetap menggunakan model pembelajaran yang lama, kita akan tertinggal jauh. Model pembelajaran ini harus kita ubah, kita harus berinovasi termasuk di dalamnya adalah pemanfaatan teknologi. Kita harus memaksimalkan penggunaan Google Workspace for Education Plus ini, agar bisa mentransformasi kampus kita dengan memperkuat digitalisasi pembelajaran.”
Penulis: Astrid Prahitaningtyas
Artikel terkait:
- Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Gandeng REFO untuk Perkuat Digitalisasi Pembelajaran Gunakan Google Workspace for Education Plus
- SMAS Kristen YPKPM Ambon Bertransformasi Digital dengan Google Workspace for Education Plus
- Manfaatkan Google Workspace for Education Plus, Sekolah Kristen IPEKA Perkuat Sistem Pengolahan Data
- Gunakan Google Workspace for Education Plus, Universitas Negeri Semarang (UNNES) Siap Bersaing di Tingkat Internasional
- Gunakan Google Workspace for Education Plus, Sekolah Pah Tsung Tingkatkan Keterampilan Digital Bersama REFO
