Google memperbarui kebijakannya, yaitu membatasi kapasitas storage menjadi 100TB per domain. Hal ini tentu memengaruhi banyak institusi pengguna Google Workspace for Education. Lalu, apa solusi untuk mengatasi dampak dari kebijakan baru ini?
Pada tahun 2021, Google mengumumkan tentang adanya pembaruan kebijakan, di mana akan terjadi pembatasan kapasitas penyimpanan (storage) bagi sekolah dan universitas pengguna Google Workspace for Education, yaitu menjadi 100TB per domain, berupa penyimpanan gabungan (pooled storage). Kebijakan baru ini telah berlaku sejak Juli 2022.
Sebagai catatan, Google Workspace for Education hanya bisa digunakan oleh institusi pendidikan yang terdaftar di Data Pokok Pendidikan Kemendikbudristek.
Hal ini tentu saja berpengaruh pada banyak institusi pendidikan. Kapasitas penyimpanan yang biasanya berlimpah, sekarang dibatasi. Apa yang akan terjadi jika sebuah domain menggunakan penyimpanan yang telah melampaui batas?
Google melansir dalam situs webnya, jika penggunaan penyimpanan melebihi batasan kapasitas, maka berikut adalah hal-hal yang akan terjadi:
- Tidak dapat mengunggah file baru apa pun ke Google Drive.
- Tidak dapat membuat file di aplikasi pembuatan konten kolaboratif, seperti Google Docs, Sheets, Slides, Drawing, Forms, dan Jamboard. Hingga penggunaan penyimpanan dikurangi, tidak akan ada yang dapat menyunting atau menyalin file yang terpengaruh, atau mengirimkan formulir.
- Tidak dapat mencadangkan foto atau video apa pun ke Google Photos.
- Tidak dapat merekam rapat baru di Google Meet.
- Masih dapat masuk dan mengakses akun Google Workspace for Education, melihat dan mengunduh file, serta mengirim dan menerima email. Namun tidak akan dapat membuka lampiran (attachment) email, maupun menyimpannya di Google Drive.
Berikut adalah hal yang akan terjadi di Google Classroom, jika penyimpanan pengajar penuh:
- Tidak dapat membuat file baru, dan tidak dapat menyunting file yang sudah ada.
- Tidak bisa mengekspor nilai ke Google Sheets.
- Siswa tidak bisa mengirimkan tugas dengan lampiran file.
- Dan jika penyimpanan siswa penuh, siswa tidak dapat mengakses file dalam tugas-tugas yang meminta siswa untuk membuat salinan.
Perlu dicatat, bahwa hal-hal tersebut di atas tidak hanya memengaruhi para pengguna (users) yang penyimpanan akunnya telah melebihi batas, tapi akan terjadi pada seluruh pengguna dalam domain yang sama.
Nah, lalu apa yang harus dilakukan jika penggunaan penyimpanan pada domain kita telah melampaui batas kapasitas?
Solusi jangka pendek:
- Analisis cara penyimpanan digunakan. Tinjau di konsol Admin untuk mendapatkan ringkasan tentang layanan, pengguna, dan Drive bersama mana yang paling banyak menggunakan ruang penyimpanan.
- Tinjau penggunaan penyimpanan oleh pengguna, apakah setiap pengguna dalam domain Anda telah memanfaatkan penyimpanan dengan baik dan benar?
- Tinjau total penggunaan penyimpanan, untuk ini Anda harus memiliki akses Super Admin. Dalam konsol Admin, Anda dapat melihat jumlah total penyimpanan yang digunakan oleh institusi Anda, dan pembagiannya, mana yang digunakan oleh Drive, Gmail, dan Photos. Dengan akses Super Admin ini, Anda juga dapat melihat pengguna mana yang memakai ruang penyimpanan terbanyak.
- Cadangkan atau hapus file-file lama yang sudah tidak berguna, atau yang tidak penting ke penyimpanan eksternal.
- Ciptakan “Kebijakan Pengguna” dan implementasikan dalam institusi Anda. Contoh:
- Pengguna dilarang menggunakan penyimpanan gabungan dalam domain untuk menyimpan file yang tidak perlu, misalnya film Korea, telenovela, dan sebagainya.
- Pengguna dilarang mengomersialkan penyimpanan, seperti menyewakannya kepada pihak-pihak di luar institusi.
- Dan lain-lain.
Solusi jangka panjang:
- Manfaatkan Google Storage Management Tools, yaitu alat Google yang memberdayakan Admin untuk mengatur kuota penggunaan penyimpanan dalam domain. Misalnya, untuk para pengajar diberikan kuota sebesar 200MB, dan untuk siswa diberikan kuota sebesar 100MB.
- Upgrade Google Workspace for Education Fundamentals yang Anda gunakan ke edisi lanjutan untuk mendapatkan tambahan kapasitas penyimpanan, yaitu Teaching & Learning (100 GB per lisensi) atau Education Plus (20 GB per lisensi per jumlah siswa).
Juga penting untuk diingat, para Admin IT dari semua institusi pengguna Google Workspace for Education wajib untuk terus memperbarui dan meningkatkan pengetahuannya seputar produk dan alat Google. Ada ditemukan beberapa kasus, di mana Admin IT tidak mengetahui cara mengatur kuota untuk pengguna, atau bahkan tidak tahu cara menganalisis penyimpanan, dan sebagainya.
Oh iya, perlu diingat, bahwa tambahan kapasitas penyimpanan bukan hanya yang akan didapat jika Anda upgrade ke edisi lanjutan tersebut, tapi banyak fitur-fitur premium lainnya yang tidak didapatkan di Google Workspace for Education Fundamentals. Untuk informasi lebih lanjut mengenai hal ini, klik di sini.
Nah, bagaimana? Ada solusi yang bisa Anda terapkan dalam institusi Anda?
Jika Anda membutuhkan solusi lanjutan yang lebih komprehensif, serta informasi bagaimana mengoptimalkan pemanfaatan Google Workspace for Education, silakan hubungi Solutions Consultant REFO melalui nomor WhatsApp ini, ya.
Penulis: Astrid Prahitaningtyas
Artikel terkait:
