Google Workspace for Education bukan hal baru bagi UNNES. Namun kebijakan baru tentang pembatasan kapasitas penyimpanan bisa menjadi kendala. Upgrade ke Education Plus tak hanya menyelesaikan masalah tersebut, tapi juga mendapatkan fitur-fitur tambahan yang canggih.
Tantangan
Seluruh pengajar, staf, dan mahasiswa Universitas Negeri Semarang (UNNES) di Semarang, Jawa Tengah, adalah pengguna setia Google Workspace for Education sejak tahun 2012 untuk kebutuhan pembelajaran dan komunikasi. Namun kebijakan baru dari Google, yang akan segera menerapkan pembatasan kapasitas penyimpanan menjadi 100TB per domain, dapat menjadi kendala, mengingat jumlah total akun mencapai angka 38.000, dan saat itu penggunaan kapasitas penyimpanan telah mencapai kurang-lebih 400TB.
Solusi
Melalui Unit TIK, UNNES memutuskan untuk melakukan upgrade ke edisi lanjutan, yaitu Google Workspace for Education Plus, dan memilih REFO sebagai mitra dalam optimalisasi penggunaannya. Edisi lanjutan tersebut memberikan tambahan kapasitas penyimpanan sebesar 20GB per pengguna, dan mendapatkan satu lisensi gratis untuk pendidik dari setiap empat lisensi peserta didik yang upgrade. Jadi untuk UNNES, dengan 38.000 akun yang upgrade ke Education Plus, mendapatkan 9.500 lisensi gratis, sehingga total penambahan kapasitas yang didapat adalah 769,5TB.
Bukan Sekedar Penambahan Kapasitas Penyimpanan
Namun, penambahan kapasitas penyimpanan hanyalah satu dari sekian banyak solusi komprehensif yang ditawarkan Google Workspace for Education Plus. Banyak fitur-fitur lain yang disempurnakan dalam edisi lanjutan ini, yang akan membantu mentransformasi lingkungan pembelajaran digital. Dalam Google Drive terdapat tambahan fitur canggih seperti Cloud Search, Document Approval, Smart Chips, dan Meet di Docs, Sheets, dan Slides.
Google Meet, dengan Education Plus, menjadi lebih interaktif. Kapasitasnya sampai dengan 500 peserta, terdapat fitur rekaman, live-streaming ke YouTube, peredam suara, polling, tanya-jawab, laporan kehadiran, breakout room, dan lain-lain.
Pembelajaran jadi lebih kreatif dan personal di Google Classroom dalam Education Plus dengan fitur tambahan seperti cek plagiasi tanpa batas dengan laporan keaslian, Classroom Add-Ons, Practice Sets, dan Meet on Classroom.
“Saya paham bahwa penambahan kapasitas penyimpanan hanyalah satu dari sekian banyak kelebihan Google Workspace for Education Plus, dan kami harus mengoptimalkannya. Makanya saya tidak ragu bekerja sama dengan REFO, karena fokusnya di pendidikan. Jadi bukan hanya menyediakan pengadaan lisensi, tapi REFO memberikan solusi tepat guna, sesuai yang UNNES butuhkan. REFO juga memberikan pelatihan-pelatihan, jadi user seperti kami ini bisa memaksimalkan penggunaannya,” kata Mona Subagja, Kepala Unit Pelaksana TIK.
Pelatihan dari REFO dan Manfaat Plus dari Google Workspace for Education Plus
Seperti yang dikatakan Mona, sebagai Google for Education Partner di Indonesia, REFO tidak sekedar menawarkan layanan penyediaan Google Workspace for Education Plus kepada institusi-institusi pendidikan, tapi juga memberikan konsultasi, pendampingan, dan pelatihan sesuai dengan kebutuhan masing-masing institusi tersebut. Dan untuk UNNES, REFO merancang sebuah program khusus, yang disebut sebagai “UNNES Goes Beyond”, untuk memperlengkapi pemimpin, admin IT, pengajar, dan mahasiswa untuk melaksanakan transformasi digital pembelajaran yang paripurna menggunakan Google Workspace for Education Plus.
Pelatihan-pelatihan tersebut dilaksanakan dengan cara daring dan luring, yang mana untuk luring diselenggarakan di Kampus UNNES, Gunungpati, Semarang, pada tanggal 26-27 Agustus 2022.
Admin IT menerima pelatihan tentang optimalisasi pengelolaan penyimpanan dan keamanan email dan data. Bhekti Kumorowati, salah satu peserta pelatihan untuk admin IT, mengatakan bahwa pelatihan yang didapatkannya telah membuatnya merasa seketika menjadi ahli IT. “Fitur yang ada dalam Google Workspace for Education Plus ini memang sangat canggih, dan sangat user friendly. Para Coach dari REFO juga menjelaskan semuanya dengan gamblang, jadi sangat membantu untuk orang seperti saya, yang biasanya self-learning,” ujarnya.
Sedangkan Meldy Septiawan, juga peserta pelatihan untuk admin IT, mengatakan bahwa Google telah memikirkan segala sesuatu, yang bahkan ia sendiri tidak pernah terpikir sebelumnya. “Pelatihan yang diberikan REFO sangat membuka mata. Dengan pengetahuan-pengetahuan baru ini, saya akan mengoptimalkan penggunaannya untuk menginovasi pekerjaan-pekerjaan saya. Dengan alat-alat dari Google Workspace for Education Plus ini, pekerjaan saya menjadi jauh lebih efektif,” katanya.
Bayu Bagas Hapsoro, seorang dosen, mengatakan bahwa ia segera mengimplementasikan pengetahuan yang dimilikinya. Katanya, “Bimbingan skripsi saya lakukan menggunakan Google Docs, jadi bisa langsung review di dokumen tersebut. Bisa langsung meet dengan mahasiswa saya dari Docs itu juga. Saya sudah terbiasa dengan fitur-fitur Google Workspace for Education, tapi edisi lanjutan ini memang mengejutkan.” Bayu juga menyatakan bahwa dengan Classroom Add-ons, kelasnya menjadi lebih interaktif. “Student engagement naik drastis,” tambahnya.
Aisyiah Al Adawiyah, seorang pengajar di Program Studi Pendidikan Bahasa Prancis, menyampaikan bahwa ia dan mahasiswanya sudah terbiasa menggunakan Google Workspace for Education, terutama selama masa pandemi, di mana pembelajaran dilakukan secara daring. “Tapi Education Plus ini memang luar biasa. Banyak sekali fitur-fitur yang sangat bermanfaat, seperti cek plagiasi tanpa batas. Saya jadi bisa periksa keaslian tugas semua mahasiswa tanpa harus pindah aplikasi. Fitur smart chips juga sangat memudahkan, hanya dengan satu kali klik, banyak sekali yang bisa saya lakukan,” tuturnya. Aisyah menambahkan bahwa pelatihan seperti ini sangat membantunya menguasai dan kemudian mengoptimalkan fitur-fitur tambahan di Education Plus.
Yuni Eka Wulandari, mahasiswa program pascasarjana, mengatakan bahwa pelatihan dari REFO ini sangat membantunya. “Saya jadi tahu betul bagaimana menggunakan semua fitur yang ada dalam Google Workspace for Education Plus, salah satunya automasi data dengan menggunakan Appsheet. Yang tadinya saya perlu jasa orang lain untuk membuat aplikasi, sekarang saya bisa sendiri. Dan itu sangat berguna dalam penelitian saya sebagai seorang mahasiswa pascasarjana,” katanya.
Muhammad Iqbal Abdillah, seorang mahasiswa kesarjanaan, mengatakan bahwa pelatihan yang diberikan REFO itu membuatnya tahu seluk-beluk dari Google Workspace for Education Plus. “Kalau mahasiswa ‘kan suka banyak yang tidak terlalu menguasai, ya. Nah, pelatihan dari REFO ini membuat saya jadi tahu semua fitur yang bisa memudahkan pekerjaan saya sebagai seorang mahasiswa. Coach dari REFO juga keren, interaksi dengan audiensnya enak banget, jadi pelatihannya seru, tidak membosankan,” katanya.
REFO tidak hanya memberikan pelatihan-pelatihan tentang optimalisasi penggunaan fitur-fitur Google Workspace for Education Plus, tapi juga memberikan pelatihan Google Certified Educator Level 1. Adapun pelatihan tersebut diikuti oleh 100 peserta, yang terdiri dari dosen dan mahasiswa.
Siap Bersaing di Tingkat Internasional
UNNES memiliki visi untuk menjadi universitas berwawasan konservasi dan bereputasi internasional. Untuk itu diterapkan model pembelajaran berbasis digital dengan menggunakan Google Workspace for Education Plus. Dengan fitur-fitur di dalam, dosen dan mahasiswa dengan mudah dapat berinteraksi dan berkolaborasi dalam satu platform.
Pada acara peluncuran program UNNES Goes Beyond, Wakil Rektor Bidang Akademik UNNES Prof. Dr. Zaenuri, M.Si. Akt. mengatakan bahwa melalui optimalisasi Google Workspace for Education Plus, civitas academica didorong untuk, tidak saja berani bersanding, tapi juga berani bersaing di tingkat internasional. “Ini akan mengakselerasi dan mendorong UNNES untuk berkembang di tingkat internasional. Sekaligus merupakan bentuk dukungan institusi dalam pembelajaran,” katanya.
Sebagai universitas yang terdepan dalam inisiatif program digitalisasi untuk seluruh anggota ekosistemnya, UNNES dengan layanan Google Workspace for Education Plus siap untuk go international. Tak hanya bersanding, tapi bersaing dalam dunia pendidikan di tingkat internasional.
Ingin tahu lebih lanjut tentang Google Workspace for Education Plus? Hubungi nomor WhatsApp ini, dan Solutions Consultant REFO akan dengan senang hati membantu Anda.
Penulis : Astrid Prahitaningtyas
Artikel terkait:
