Meski ada yang masih terkendala, daftar Google Workspace for Education secara mandiri itu sebenarnya mudah. Simak pengalaman staf IT ini.
Pak Budi, seorang staf IT di sebuah sekolah swasta di Kota Semarang, mendapat mandat dari kepala sekolah untuk segera mendaftar Google Workspace for Education. Ia membuka laman support Google untuk memastikan sekolahnya memenuhi kualifikasi untuk menggunakan Google Workspace for Education, karena sekolah tempatnya bekerja adalah sekolah swasta. Memang, sekolah-sekolah negeri tidak perlu melakukan pendaftaran, karena Kemendikbudristek telah menyediakan Google Workspace for Education melalui belajar.id atau madrasahebat.id.
Pak Budi tahu bahwa sekolahnya terdaftar di Dapodik (atau Forlap Dikti untuk pendidikan tinggi), dan ia harus memastikan bahwa informasi yang tercantum adalah informasi yang termutakhir, karena pendaftaran Google Workspace for Education menggunakan alamat email yang terdaftar dalam data di Dapodik tersebut, dan alamat email itulah yang akan digunakan Google untuk melakukan verifikasi.
Sekolah tempat Pak Budi bekerja memiliki situs web yang menarik dan informatif. Dalam situs web yang berekstensi .sch.id tersebut jelas terdapat logo institusi, informasi lengkap profil sekolah, informasi prestasi dan kegiatan akademik dan non-akademik, tak lupa informasi kontak yang lengkap dan jelas. Situs web seperti itulah yang akan diterima oleh Google sebagai prasyarat pendaftaran. Untuk lembaga pendidikan tinggi, situs web wajib berekstensi .ac.id.
“Pastikan sekolah Anda memiliki situs web, dan bukan hanya domain, saat mendaftar Google Workspace for Education. Karena jika hanya domain tanpa situs web, Anda akan dianggap sebagai “peternak domain” atau “penjual akun”. Oh iya, pastikan juga Anda mahir berbahasa Inggris, karena proses pendaftaran ini ditangani langsung oleh tim Google for Education di Amerika Serikat, jadi semua komunikasi lewat email menggunakan bahasa Inggris. Kalau Anda tidak mahir bahasa Inggris, pastikan ada yang bisa membantu Anda, karena jika salah memahami dalam komunikasi bisa mengakibatkan penolakan Google atas permintaan Anda,” terang Pak Budi saat menceritakan pengalamannya.
Setelah memeriksa kelengkapan prasyarat, Pak Budi melanjutkan proses Google Workspace for Education dengan mengisi formulir pendaftaran. Setelah itu Pak Budi menerima email dari Google yang berisi konfirmasi pendaftaran Google Workspace dan akses untuk masuk ke konsol admin. Ia pun segera masuk ke konsol admin, dan melakukan verifikasi sesuai petunjuk dari Google, lalu menunggu sampai domainnya terverifikasi. Proses verifikasi ini membutuhkan waktu kurang-lebih 48 jam.
“Langkah selanjutnya adalah aktivasi Gmail dengan masuk ke panel DNS domain. Ikuti langkah-langkah aktivasi sesuai arahan Google. Proses ini membutuhkan waktu kurang-lebih 1 x 24 jam,” lanjut Pak Budi.
Setelah domain terverifikasi dan Gmail aktif, langkah selanjutnya adalah upgrade Google Workspace menjadi Google Workspace for Education. “Caranya dengan masuk ke dalam akun admin Google Workspace dan mengisi formulir yang disediakan. Setelah itu tunggu balasan dari Google dalam waktu kurang-lebih 14 hari kerja, dan selama menunggu itu, pastikan akun Google Workspace Trial Anda tetap aktif,” terang Pak Budi lagi.
Selama menunggu balasan dari Google, Pak Budi memastikan bahwa dokumen dan informasi yang akan diminta, yaitu Akta Pendirian Yayasan dan Surat Akreditasi yang telah dipindai, tautan referensi Dapodik (atau Forlap Dikti untuk lembaga pendidikan tinggi), domain sekolah, informasi kontak kepala sekolah, serta alamat email dan jabatan Pak Budi sendiri.
“Setelah saya merespons balasan dari Google itu, saya menerima email lagi dari Google yang meminta beberapa berkas dan informasi lainnya, seperti jenis pendidikan yang sekolah kami sediakan, apakah sekolah negeri atau swasta, Sertifikat Akreditasi, tautan yang menyatakan nama kepala sekolah atau direktur, dan surat resmi dalam bahasa Inggris yang menyatakan bahwa domain akan digunakan untuk kepentingan lembaga dan bukan untuk kepentingan kelompok, organisasi, kelas, atau guru yang terkait dengan lembaga atau di luarnya. Surat tersebut harus ditandatangani oleh kepala sekolah, dan dengan logo serta stempel sekolah,” dengan detail Pak Budi menjelaskan tahapan selanjutnya.
Setelah membalas email dan menyertakan dokumen yang diminta, yang perlu dilakukan adalah menunggu persetujuan upgrade dari Google dalam waktu kurang-lebih 14 hari kerja. “Kalau sudah lebih dari 14 hari kerja masih belum ada konfirmasi dari Google, sebaiknya hubungi kembali Google Support. Sebenarnya tidak sulit melakukan pendaftaran secara mandiri, tapi kita memang harus sabar dan teliti. Untuk detail langkah demi langkahnya, saya sangat terbantu dengan informasi yang disediakan oleh REFO, lho,” ungkap Pak Budi menutup ceritanya.
Tutorial video cara mendaftar Google Workspace for Education bisa dilihat di sini.
Penulis : Astrid Prahitaningtyas
