Pada tahun 2021, Google memperkenalkan kebijakan baru sehubungan dengan kapasitas penyimpanan (storage), yaitu adanya penyimpanan gabungan (pooled storage). Apa saja yang perlu Anda ketahui? Simak artikel ini.
Sekitar dua tahun lalu, Google menerapkan penyimpanan gabungan (pooled storage) bagi pengguna Google Workspace for Education. Dalam situs webnya, Google menyatakan bahwa model penyimpanan baru ini membekali sekolah dan universitas dengan pooled cloud storage standar sebesar 100 TB, yang dapat dimanfaatkan oleh semua pengguna dalam domain, yang mana diklaim cukup untuk menampung setidaknya 100 juta dokumen, 8 juta presentasi, atau 400.000 jam video. Google juga menyatakan bahwa Anda dapat menggunakan administrator tools dalam konsol Google Admin untuk mengetahui berapa banyak penyimpanan yang telah digunakan, menyetel batas penyimpanan, dan mengidentifikasi akun yang menggunakan jumlah penyimpanan yang tidak proporsional.
Apa sih sebenarnya penyimpanan gabungan?
Penyimpanan gabungan adalah semua penyimpanan yang digunakan bersama dalam sebuah domain. Konten yang termasuk dalam penghitungan penyimpanan gabungan ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada file dalam Google Drive (contoh: Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, dll), Gmail, dan Google Photos. Bahkan mulai 2 Mei 2022, file dalam Google Drawings dan Jamboard juga akan mengurangi kuota penyimpanan institusi Anda.
Berikut adalah hal-hal yang perlu diketahui sehubungan dengan penyimpanan gabungan.
- File apa pun dalam Shared Drive diperhitungkan dalam batas penyimpanan gabungan Anda.
Shared Drive tersedia dalam paket penyimpanan gabungan, dan file apa pun dalam Shared Drive diperhitungkan dalam batas kuota penyimpanan institusi Anda. Shared Drive memungkinkan sekelompok pengguna untuk mengakses dan berkolaborasi pada sekumpulan file dan folder, di mana file dan folder tersebut “dimiliki” oleh Shared Drive, bukan oleh setiap anggota Shared Drive. Shared Drive dapat menyimpan sampai dengan maksimal 400.000 item.
- File dan folder individual juga memiliki batas ukuran.
Tidak boleh ada file yang lebih besar dari 5TB, meskipun biasanya file tidak akan mendekati batas ini. Pengguna juga tidak boleh mengunggah lebih dari 750GB file per hari. Jika Anda ingin mentransfer file yang lebih besar, Anda harus menunggu hari lain untuk mentransfer data tambahan.
Setiap dokumen juga memiliki batas ukuran. Dokumen dapat berisi hingga 1,02 juta karakter, atau, jika dikonversi dari format lain (mis., .docx) hingga 50MB. Spreadsheets juga hanya bisa memproses sebanyak 10 juta sel. File presentasi yang dikonversi (mis., .pptx) tidak bisa lebih besar dari 100MB.
Resolusi pemutaran file video terbatas. Anda dapat mengunggah video dengan resolusi berapa pun, tetapi pemutaran dibatasi hingga 1920×1080. Dengan kata lain, jika Anda mengunggah dan menyimpan file video beresolusi 4K, file tersebut akan diputar ulang dengan resolusi HD. Jika Anda mengunduh file, Anda masih dapat mengerjakannya dalam format 4K standar, karena tidak ada data yang hilang saat disimpan, tetapi pemutaran dari Google Drive terbatas pada HD. Meskipun demikian, untuk sebagian besar institusi, hal ini bukanlah masalah yang signifikan.
Apakah Anda berpikir, “Wah, sepertinya kebijakan baru ini akan menyulitkan institusi saya?”
Jika hal itu yang terlintas dalam pikiran, dan Anda mempertimbangkan untuk tidak lagi menggunakan Google Workspace for Education, harap diingat bahwa penyimpanan pada Google Workspace for Education berbeda dengan penyimpanan di server lokal. Dalam banyak hal, penyimpanan Google Workspace for Education jauh lebih baik daripada satu atau beberapa server lokal yang Anda kelola sendiri.
Sistem Google menyimpan data secara redundan dan aman di banyak lokasi, juga melindungi dari malware dan ransomware. Server lokal tidak mungkin menyamai keandalan, keamanan, dan kecepatan sistem penyimpanan Google.
Lalu, apa yang bisa Anda lakukan?
- Tinjau penyimpanan yang dibutuhkan
Tinjau penggunaan penyimpanan saat ini dan menghapus file yang tidak diperlukan di Gmail, Google Drive, dan Google Photos. Pastikan bahwa data yang tersimpan dalam penyimpanan gabungan adalah data-data yang memang diperlukan untuk keperluan kependidikan, seperti proses belajar mengajar, penelitian, layanan pendidikan, operasional, dan manajemen.
Untuk melakukan peninjauan, wajibkan penerapan langkah-langkah berikut kepada semua pengguna dalam domain:
- Periksa berapa banyak penyimpanan yang telah digunakan
- Pelajari cara mengelola file di penyimpanan Google Drive
- Periksa Gmail, Google Photos, dan Google Drive Anda, dan hapus file-file yang tidak lagi dibutuhkan
- Gunakan fitur penyimpanan Google Drive untuk mengetahui semua file, dari yang paling besar hingga yang terkecil, dan hapus semua file yang tidak diperlukan
- Pindahkan file pribadi ke penyimpanan pengguna sendiri
- Hapus file dalam Google Drive yang telah disalin ke Shared Drive. Jika sebuah file berada di dua lokasi, bisa jadi menggunakan dua kali ruang penyimpanan gabungan.
- Atur penggunaan penyimpanan gabungan dalam domain
Sebagai Admin, Anda bisa menggunakan Google Storage Management Tools, yaitu alat Google yang memberdayakan Admin untuk mengatur kuota penggunaan penyimpanan dalam domain. Misalnya, untuk para pengajar diberikan kuota sebesar 200MB, dan untuk siswa diberikan kuota sebesar 100MB.
Jika Anda telah menerapkan hal-hal tersebut di atas, tetapi total penyimpanan gabungan masih dirasa kurang, rencanakan dan atur sendiri kebutuhan penyimpanan gabungan dalam institusi Anda.
Berikut adalah daftar batas penyimpanan gabungan sesuai dengan edisi Google Workspace for Education:
| Education Fundamentals | 100TB |
| Education Standard | 100TB |
| Teaching and Learning Upgrade (upgrade satu lisensi / hanya membeli lisensi secara satuan, bukan seluruh domain) | 100TB + 100GB per lisensi |
| Education Plus (upgrade satu domain) | 100TB + 20GB per lisensi per jumlah user |
Apabila setelah melakukan analisis lanjutan, dan ternyata institusi Anda membutuhkan penyimpanan gabungan lebih dari 100TB, dan Anda memutuskan untuk melakukan penambahan kuota dengan upgrade ke edisi Teaching and Learning Upgrade atau Education Plus, harap diingat bahwa tambahan kapasitas penyimpanan gabungan bukan satu-satunya yang akan Anda dapatkan. Banyak fitur-fitur premium yang akan dapatkan dalam edisi lanjutan tersebut.
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam menemukan solusi yang tepat untuk institusi Anda, silakan hubungi nomor WhatsApp ini, dan Solutions Consultant kami akan dengan senang hati memberikan konsultasi gratis untuk Anda.
Penulis: Astrid Prahitaningtyas
Artikel terkait:
- Google Drive: Kapasitas Storage Terbatas? Ini Solusinya
- Dampak Ekonomis Google Workspace for Education Plus
- Manfaatkan Google Workspace for Education Plus, Sekolah Kristen IPEKA Perkuat Sistem Pengolahan Data
- Gunakan Google Workspace for Education Plus, Universitas Negeri Semarang (UNNES) Siap Bersaing di Tingkat Internasional
- Gunakan Google Workspace for Education Plus, Sekolah Pah Tsung Tingkatkan Keterampilan Digital Bersama REFO
